Praktické zkušenosti, postřehy, tipy,
odpovědi k instalaci LightSpeedu v praxi

Prezentace produktů

Aktualizováno: 26.3.2012

Pokud se Quentin spol. s r. o. stane distributorem softwarové společnosti, velmi záhy s produkty začne pracovat a propagovat je. LightSpeed je produktem, který vyžaduje znalosti a dlouhé testování, a proto si s jeho uvedením dáváme na čas. LightSpeed je na první pohled jednoduchý, sympatický a funkční software, na stranu druhou vám na mysli vyvstane řada otázek ve chvíli, kdy začnete uvažovat o jeho použití v reálném (českém či slovenském) prostředí. Na tyto otázky se chceme v této části produktových stránek Xsilva - LightSpeed zaměřit a podělit se s vámi také se zkušenostmi z reálného nasazení u českého zákazníka. Pojďme na to.

Základem jsou počítače - výběr počítačů Mac

Jelikož je LightSpeed tvořen pouze na počítačích a platformě Mac, je nasnadě, že základem musí být ve firmě / obchodě počítač (počítače) Apple Mac. První úvahy by tedy měly vést tímto směrem. Jak postavit ve firmě nebo obchodě síť, kolik počítačů stolních či přenosných bude k samotnému chodu firmy potřeba atd.

Náš první zákazník v České republice vlastní obchod s bytovými designovými dlaždicemi a doplňky a s počítači Mac pracuje více než 15 let. I proto bylo jeho přáním kompletní přechod na platformu Mac a zbavit se tak problematických Windows a stávajícího informačního a účetního systému. První fáze jeho přechodu se týkala serveru, který obstarával především firemní poštovní server. Stránky společnosti jsou prozatím umístěny jinde. Prvním nákupem byl tedy Mac mini server, který je vhodným řešením pro malé společnosti. Ten může sloužit jako poštovní server, datové pole či pro umístění serverové části LightSpeedu. Nastavení tohoto Mac OS X serveru samozřejmě vyžaduje specialistu. Co se týče zálohy dat (po pozdější umístění LightSpeed serveru) je dobré uvažovat o zálohovacím softwaru pro Mac, Time Machine (Time Capsule) není pro tento účel vhodnou volbou. Další fází přechodu bylo buď zakoupení nových počítačů iMac či MacBook / MacBook Pro pro zaměstnance nebo upgrade systému Mac OS X na jeho nejnovější verzi na stávajících pracovních stanicích. Doporučení je mít jednotný systém na všech počítačích s klienty LightSpeedu (např. Mac OS X 10.6.x).

Nasazení - zakoupení licencí LightSpeedu

Zákazník se rozhodl zakoupit 3 licence LightSpeedu, které budou umístěny na dvou počítačích iMac a MacBook Pro (nebo MacBook Air). Pro použití LightSpeed Mobile na iPod Touch a iPhone či LightSpeed for iPad je nutné také zakoupit nezbytnou licenci. Avšak licence lze kombinovat s právě spuštěnými zařízeními.
Před samotnou instalací doporučujeme vyčištění počítače a provedení nezbytné udržby systému (repair disc permission atd.). Dalším nezbytným krokem před samotnou instalací LightSpeedu je odstranění všech předtím nainstalovaných demo verzí (LightSpeed Server a LightSpeed Client). K deinstalaci LightSpeed Serveru je možné použít aplikaci LightSpeed Server Removal Tool, která je k dispozici na stránkách XSilvy nebo zde.
Aktuální verzi ostré aplikace LightSpeed server a LightSpeed Client je nutné stáhnout na stránkách XSilvy. Na zákazníkův Mac mini server jsme nainstalovali LightSpeed Server, zapnuli jsme "Automatický start" serveru a nechali zaškrtnuté "použití služby Bonjour". Ta je nutná při použití LightSpeedu uvnitř firemní sítě, pokud se chce zákazník připojovat klientem také vně firemní sítě, je nutné tuto volbu vypnout a v připojení klienta k serveru je nutné se připojovat pomocí "Custom" připojení a IP adresy. Při této volbě je na případných firewallech nutné povolení portu 9630 pro LightSpeed Server! Stejně je tak tento port nutno otevřít pro komunikaci Server - klient vně firmy. Licenční kód jsme zadali pro start ostré verze LightSpeedu do LightSpeed Serveru. Tuto licenci lze zadat pouze jednou. Znamená to, že pro případné přenesení LightSpeed Serveru na jiný počítač je nutné kontaktovat technickou podporu firmy XSilva pro vygenerování nové licence. Poté jsme nainstalovali LightSpeed Client na 4 počítače. Zákazník zakoupil sice 3 licence, nicméně klient může být nainstalován na dalších počítačích. V jeden okamžik lze však provozovat pouze 3 licence najednou.
Při instalaci LightSpeed Serveru a LightSpeed klentů je dobré si předem připravit uživatelská jména a hesla na konkrétních počítačích, ušetříte si opravdu hodně času.

Nastavení LightSpeedu

Za první den instalace 3 licencí LightSpeedu se nám podařilo nastavit v základním nastavení tyto informace: vytvoření vlastních informací o společnosti (kontaktní adresy, logo, formát data a času atd.), nastavit práva jednotlivých uživatelů a nastavení uživatelů (jména, kontakty, přístupová hesla atd.), nastavení měn (EUR, Kč, kurzy atd) a nastavení daní (výše DPH, případně dalších poplatků jako jsou autorské a recyklační poplatky). Poslední věcí prvního dne instalace byl import kontaktů. Pokud využívá zákazník Address Book (Adresář), pak je možné kontakty z Address Booku exportovat do souboru pomocí File - Export - Export Group vCard a tento soubor pak importovat pomocí drag and drop do okénka LightSpeedu vyvolaného Tools - Import vCard. Všechny kontakty se vám pak načtou do LightSpeedu do Customers (zákazníci - odběratelé) v případě importu do zákazníků (Import Customer) nebo do Suppliers (dodavatelé) v případě importu dodavatelů (Import Supplier). Je tedy dobré mít předpřipravené dvě databáze kontaktů před jejich importem do LightSpeedu. Stejně tak je dobré při nastavení informací o firmě mít předpřipravená loga firmy ve správné velikosti a se správným barevným podkladem (černá / bílá atd.).

Další fází je testovací období, kdy je nutné LightSpeed naplnit produktovým portfoliem. První a důležitou otázkou před startem "naplnění" LightSpeedu je hierarchická struktura produktového portfolia. Zde je nutné si zcela dobře a dopředu promyslet, jakým způsobem budou produkty zařazeny, zatříděny a jak vůbec bude vypadat struktura produktových skupin a větví. Stejně tak je dobré sladit skladové hospodářství s konkrétními produkty a formou a počtem jejich balení.

Druhou částí nasazení LightSpeedu je plnění databáze LightSpeedu produkty. Při jeho plnění je velice nutné, aby operátor, který plní LightSpeed produkty, byl velice pečlivý. Při plnění produktů může dojít k překlepům v názvu produktu (nebo ve špatně zadané ploše, kusech, váze atd. - může dojít nenalezení produktu při vyhledávání nebo při pozdějším třídění špatné zařazení produktu), je potřeba obrázky mít předem připravené a upravené a načíst je pro správný produkt (špatně načtený obrázek vede k omylům a reklamacím stran zákazníka).

Pro každou skupinu produktů, zákazníků, dodavatelů lze doplňovat další potřebná pole databáze. Při plnění produktů jsme narazili na to, že jsme nemohli najít pole, kam bychom mohli uvést k údajům o firmě IČ a DIČ. Pomocí jednoduché funkce "customize field" jsme přidali do karty zákazníka nebo odběratele políčka IČ a DIČ.

Třetí a podstatnou částí je zprovoznění a aplikace LightSpeedu v reálném nasazení. Tuto část jsme uvedli do praxe na začátku roku 2012. První částí byla interní inventura skladových položek ve firmě. Z LightSpeedu lze vyexportovat informace o produktech (pro inventuru bylo nutné vyexportovat položky: product ID, název produktu, počet ks na skladě a nákupní cena) ve formátu .CSV, který lze otevřít v MS Excel či přímo v aplikaci Numbers na Macu. Úpravou počtu ks a doplněním nákupních cen lze importovat jako celou dávku takto zjištěnou inventurou soubor .csv zpět do LightSpeedu. V tuto chvíli máme stav skladu v LightSpeedu v souladu s aktuálním stavem reálného skladu. Nyní již můžeme zboží přijímat na sklad (na základě dodavatelských faktur - vytvoříme objednávku zboží a dodavatelskou fakturu, kterou později můžeme používat jako "přejímku zboží" pro účetnictví) a stejně tak i fakturovat a dodávat zboží zákazníkovi (včetně dodacího listu). Před samotným naskladňováním či vyskladňováním je nutné si nastavit správný formát číselných řad (např. I-2012001, I-2012001 atd. pro faktury, objednávky, nabídky atd.).

Při reálném nasazení byl největším problémem přechod mezi starým a novým systémem účetnictví a jeho sladění s LightSpeedem.

Jaký hardware zakoupit ke stávajícím licencím LightSpeedu?

Viz: http://www.quentin.cz/xsilva/hardware.php

Často kladené dotazy?

Je LightSpeed v české nebo slovenské verzi?

Není. Nicméně v LightSpeedu je možné lokalizovat některá slova či slovní spojení, které se objevují na výstupních dokumentech (tedy například na fakturách nebo nabídkách). S XSilvou intenzivně jednáme alespoň o neoficiální lokalizaci LightSpeedu či další lokalizaci slovních spojení na výstupních dokumentech (např. dodacích listech, příjemkách atd.).

Je možné zakoupit LightSpeed Mobile pro iPod Touch a iPhony a LightSpeed for iPad v ČR a využívat jej s LightSpeedem?

Ano, od prosince 2011.

Je LightSpeed v souladu s našimi platnými legislativními úpravami?

Ano, je, samozřejmě. Lze nastavit jakékoliv daně, poplatky - tedy například 20% DPH, recyklační či autorské poplatky atd. Jde jen o správné nastavení softwaru.

Jak je LightSpeed napojen na účetnictví?

Z LightSpeedu je možný export do QuickBooks (velice populární účetní software v USA a Kanadě), dále do MYOB (Austrálie). Pro evropské účetnictví je lepší zvolit například software Účto X pro Mac, FlexiBee pro Mac atd. Zde však všechny účetní operace probíhají manuálně. V LightSpeedu se řeší platby a párování plateb ručně. Režijní náklady, mzdy atd. se řeší mimo LightSpeed.

Lze používat dvě měny, například Eura a Kč?

Ano lze, ve skladovém hospodářství, nicméně na prodejních nebo nákupních dokumentech může být pouze měna jedna. Konverzní kurzy lze samozřejmě nastavovat.

Lze mít nainstalované například 4 klienty LightSpeedu, i když mám zakoupené pouze 3 licence?

Ano, ale v jeden okamžik lze ale provozovat pouze 3 klienty LightSpeedu najednou.

Je možné propojit LightSpeed (v POS módu) a Web Store s platební bránou (platba kartou přes internet)?

V současné chvíli v Evropě ne. Pro pokladní mód je stále nutné použití klasického platebního terminálu a platby v LightSpeedu tzv. párovat. XSilva nicméně pracuje na tom, aby tuto velice důležitou službu v Evropě zprovoznila (březen 2012).

Další dotazy budeme postupně doplňovat.